Onze naam verklapt het al: bij MeetDistrict hechten we enorm veel belang aan het samenbrengen van mensen. Als aanbieder van flexibele werkruimtes streven we ernaar om onze klanten op vier verschillende locaties in België de meest efficiënte werk- en vergaderruimtes aan te bieden. Maar hoe ziet zo’n ruimte die je het beste ondersteunt bij het bereiken van je doelen er dan precies uit? En hoe is een perfecte vergadering bovendien opgebouwd? Ontdek in deze blogpost enkele handige tips om zo efficiënt mogelijk te vergaderen, en hoe MeetDistrict je bijstaat in het bereiken van een succesvolle vergadering.

Bepaal je doel

Als je je meeting niet wil afsluiten met de gedachte “dat dit ook een e-mail had kunnen zijn”, verzeker je jezelf op voorhand ook beter van de noodzaak ervan. Een vergadering moet steeds een investering zijn; nooit een tijdverspilling. Wanneer dat is vastgesteld, dien je het doel van je vergadering te bepalen en te delen met de meeting-deelnemers. Zo is iedereen op de hoogte van de uitgangspunten van de vergadering.

Agendapunten en tijdsbeheer

Respecteer het begin- en einduur van je vergadering om een strikt timemanagement te behouden. Deel bij aanvang van de meeting ook een gedetailleerde agenda met de aanwezigen, zodat je makkelijker op schema blijft en ervoor zorgt dat alle relevante punten effectief worden besproken. Deel deze agenda ook op in tijdslots, zodat je niet onnodig lang blijft hangen op één bepaald onderwerp.

Actiepunten en opvolging

Maak tijdens je vergadering gedetailleerde notities over welke beslissingen werden gemaakt, welke actiepunten en verantwoordelijkheden werden toegewezen en welke verdere stappen nodig zijn. Dit zorgt voor een snelle opvolging en duidelijk ownership. Duid aan het begin van je meeting ook de voortgang van de actiepunten die tijdens een eerdere samenkomst werden besproken. Zo verzeker je een effectieve opvolging van afgesproken beslissingen en plannen.

Deelnemers

Betrek bij je vergadering enkel de personen die nodig zijn om tijd en middelen te besparen, en ook om ervoor te zorgen dat iedereen gefocust blijft op de agendapunten die aan het begin van de meeting werden geduid. Moedig de aanwezigen aan om actief bij te dragen aan de discussie, aangezien dit tot meer creativiteit en oplossingsgerichtheid zal leiden. Vraag na afloop van de meeting ook om feedback om voortdurend de efficiëntie van je vergaderingen te verbeteren.

Technologie

Maak je vergaderingen zo efficiënt mogelijk door gebruik te maken van technologische samenwerkingstools zoals video-conferencing en screen-sharing. In het ideale geval is dit slechts een kwestie van plug & play – en dat is ook precies hoe MeetDistrict diens klanten ontzorgt bij het aanbieden van de beschikbare vergaderruimtes. Door toegangsrechten, schermbediening en agendabeheer direct te koppelen aan de MeetDistrict-applicatie, kan je dankzij één simpele druk op de knop je vergaderzaal betreden, presenteren op het grote scherm, en je deelnemers uitnodigen.

Slimme en inspirerende infrastructuur

Een mooi en goed ontworpen vergaderruimte heeft de kracht om een positieve indruk achter te laten en het moreel van de deelnemers te verhogen, en kan ervoor zorgen dat iedereen zich meer betrokken en gemotiveerd voelt bij de vergadering. Bovendien heeft de mate van comfort in een bepaalde ruimte een positief effect op focus en productiviteit. MeetDistrict staat bekend om prachtig ontworpen vergader- en werklocaties waar iedere ruimte permanent onder de loep wordt genomen om een ideale temperatuur en luchttoevoer te garanderen, om zo het zuurstofniveau in de ruimte én het cognitieve niveau van de aanwezigen op peil te houden.

Conclusie

Organisatie, voorbereiding en uitvoering zijn bovenal de belangrijkste aspecten van een efficiënte vergadering. Het is belangrijk dat iedereen weet waarom een meeting überhaupt werd ingepland, dat je je houdt aan een goed uitgewerkt schema en dat alle deelnemers goed geïnformeerd aan de slag kunnen met de verschillende actiepunten. Technologie en infrastructuur kunnen dit inhoudelijke niveau ondersteunen door ervoor te zorgen dat je deelnemers comfortabel, gemotiveerd en gefocust aan het werk kunnen. MeetDistrict kan als aanbieder van flexibele werkplekken het tijdsbeheer van je vergadering natuurlijk niet bijhouden, maar biedt wel ruimtes aan die het bereiken van je doel slechts een kwestie van plug & play maken.